校长办公室

校长办公室(校友联络处、信访办公室、法务办公室)是在校长及分管副校长领导下的负责协调和处理日常行政工作的综合部门,其主要职责是:

一、负责检查了解各部门贯彻执行上级部门的方针政策、贯彻执行校长办公会议决定和校领导指示以及开展重点工作的情况,并及时向学校领导报告。

二、根据学校领导的指示,负责或组织起草学校工作计划、报告、总结等文件。参与研究学校发展的重大问题,围绕学校中心工作,深入调查研究,及时反映情况,并提出相应的意见和建议。

三、负责收集、整理、综合处理和报送教学、科研等各种信息。

四、按学校领导指示或授权,组织协调有关职能部门的工作。负责或参与学校重要活动的组织工作。

五、负责上级部门、兄弟院校以及有关企事业单位领导与本校领导商谈工作的联系事宜和来宾的接待工作。负责学校领导公务活动的服务工作。

六、负责上级机关和学校领导指示的有关交办、催办、督办、查办工作。负责全校行政公文的收发、登记、运转、催办和发文的审核以及各部门文书工作的业务指导。并负责相关文印工作。

七、负责学校印鉴的使用管理。审定各行政部门印章的刻制、发放和管理。负责行政介绍信的开具和管理工作。负责行政方面的信访工作。

八、负责制定机关工作制度、会议制度、公文处理制度,并监督执行。负责协调或组织学校重要的规章制度的制定工作。负责处理其他机关公共事务。

九、做好校内规范性文件的制定及合法性审查,审核以学校名义对外签订的重要合同文本及各类法律文书,为学校重大决策和合同行为进行风险评估或提供法律论证意见。

十、处理学校的仲裁、诉讼案件,最大限度的维护学校的合法权益。做好学校法律宣传教育和法律知识普及工作。

十一、牵头学校网站的建设,与信息化办公室共同做好学校网站运维工作。负责推进办公自动化和信息公开工作。

十二、贯彻落实党和国家信访工作的方针、政策,依照国家有关法律法规开展学校的信访工作。

十三、归口管理和指导全校性的统计工作,负责综合性统计工作。

十四、负责申报和管理校领导办公、差旅等经费。

十五、做好校友工作,建设各种平台搭建好校友和母校之间的沟通桥梁,联系和服务广大校友,助力学校发展。

十六、完成领导交办的其他工作。

校长办公室主任(校友联络处处长)岗位职责

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一、在校长领导下,全面主持办公室工作,组织办公室全体人员完成学校规定的各项任务,发挥好参谋、助手和服务作用,是本部门职责范围内风险、机遇识别和应对的第一责任人。

二、负责了解校内行政各部门贯彻上级领导指示、执行校长办公会议情况,以及各部门开展重点工作的情况,并及时向校领导汇报。

三、参与调研学校发展、体制改革的重大问题,及时提出参谋意见,协助校领导制定重大工作决策、改革总体方案等。

四、主持起草学校工作计划、重要报告、总结、指示等文件,审核以学校名义报送及下发的重要文件。

五、负责组织、落实或协调校领导交办和督办的有关工作。负责对内协调、学校对外交往与联络工作。

六、做好办公室人员的思想政治工作,认真组织政治学习和业务学习,提高工作效率和质量。

七、负责指导信访办公室、法务办公室、校友联络处工作。

八、完成领导交办的其他工作。

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校长办公室副主任(一)岗位职责

一、分管秘书科工作。

二、协助主任起草学校工作计划、工作总结、重要报告等文件,协助主任审核以学校名义报送及下发的文件。

三、分管全校行政公文的流转和规范工作,负责处理学校的各种文件、函电,提出拟办意见,指导部门公文的规范化运行。

四、分管各类信息的收集、编辑和上报工作,分管各类简报的编辑。

五、分管数字化校园平台的管理。

六、分管信息公开相关工作。

七、完成校领导交办的其他工作。

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校长办公室副主任(校友联络处副处长)岗位职责

一、分管综合科工作。

二、分管校友联络处日常工作。

三、负责学校重要活动、会议的协调组织、安排落实工作。

四、负责组织、协调与安排校级重要交流的接待工作。

五、负责协调安排校领导活动工作。

六、兼任上海海事大学校友会副秘书长,负责组建、指导学校各级校友组织、各地校友组织开展校友工作。

七、兼任学校教育发展基金会秘书长,做好基金会工作。

八、负责学校综合统计及数据分析工作。

九、完成学校领导交办的其他工作。

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校长办公室副主任(信访办公室、法务办公室主任)岗位职责

一、兼任信访办公室、法务办公室主任,全面负责信访办公室及法务办公室工作。

二、负责联系、协调校领导及有关部门接待、处理重要信访事项。

三、配合上级部门依法妥善处置相关信访事项。

四、承办上级部门和校领导交办的重要信访事项的查处、督办、反馈工作。

做好矛盾纠纷排查和信息反馈工作。

五、向有关校领导及党委办公室、校长办公室等部门通报重要信访事项的进程和处理结果。

六、做好校内规范性文件的制定及合法性审查。

七、审核以学校名义对外签订的重要合同文本及各类法律文书,为学校重大决策和合同行为进行风险评估或提供法律论证意见。

八、牵头处理学校的仲裁、诉讼案件,最大限度的维护学校的合法权益。

九、牵头做好学校法律宣传教育和法律知识普及工作。

十、完成校领导交办的其他工作任务。

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综合科部门职责

一、做好学校重要行政事务的组织、协调与落实工作。

二、做好学校重要会议和大型活动的组织协调和落实工作,完成有关接待工作。

三、负责对外联络,协助信访办做好信访事项处理工作。

四、完成学校综合统计及数据分析工作。

五、会同信息化办公室做好学校办公自动化系统的日常管理与维护工作。

六、做好校领导和校长办公室内部服务工作。

七、协助完成校长办公室“收集资料,综合信息”相关工作。

八、协助完成校长办公室的有关文字和信息工作。

九、协助完成公文流转工作。

十、完成领导交办的其他工作。

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综合科主管岗位职责

一、参与全校综合性行政工作的组织协调、检查与督促工作。

二、协助做好学校重要来宾的接待工作;参与学校重要活动的策划、组织与实施。

三、负责校领导参加校内各种礼仪活动及外出工作的有关安排、服务与保障工作。

四、负责学校综合统计及数据分析工作。

五、协助完成校长办公室“收集资料、综合信息”相关工作。

六、完成领导交办的其他工作。

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综合科科员岗位职责

一、负责办公室日常行政事务管理工作。 ?

二、负责校行政领导的办公室管理和后勤服务工作。 ?

三、具体负责接待工作,参与学校大型活动协调和组织工作。

四、负责学校综合统计数据的收集、整理、汇总工作,及时完成数据上报工作。

五、负责学校办公自动化系统的日常管理与维护工作。

六、负责对外联络,协助信访办做好信访事项处理工作。

七、协助完成校长办公室的有关文字和信息工作。

八、协助完成公文流转工作

九、协助完成校长办公室其他工作。

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秘书科部门职责

一、草拟学校部分公文,领导讲话稿,全校性工作计划、总结和工作报告等。

二、负责校园网、数字化校园平台相关栏目管理工作。负责信息公开申请的受理、转办和答复等工作。

三、负责将重要信息上报上级部门。

四、负责编辑各类简报等。

五、负责公文流转工作。

六、协助收集资料,综合信息,给校领导提供决策依据。

七、完成校长办公室的其他有关文字工作。

八、负责学校行政公文的管理。

九、负责印章管理。

十、协助做好学校重要会议和大型活动的组织协调和落实工作,协助完成有关接待工作。

十一、协助做好校领导和部门领导交办的其他工作。

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秘书科主管岗位职责

一、负责秘书科日常工作。

二、组织起草学校行政工作计划、工作总结、重要报告、指示等文件以及领导讲话稿。

三、负责组织学校的信息收集、整理和上报工作。

四、协助收集资料,综合信息,给校领导提供决策依据。

五、协助做好学校重要会议和大型活动的组织协调和落实工作。

六、完成领导交办的其他工作。

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秘书科科员(文秘)岗位职责

一、起草学校行政工作计划、工作总结、重要报告、指示等文件以及领导讲话稿。

二、负责信息公开申请的受理、转办和答复等工作。

三、编辑各类简报等。

四、协助收集资料,综合信息,给校领导提供决策参考。

五、完成领导交办的其他工作。

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秘书科科员(文?。└谖恢霸?/strong>

一、负责校级公文的登记(电子化)、公文流转。指导部门、学院做好部门级公文的流转。

二、负责机要打字、打印。

三、负责印章管理。

四、配合做好秘书科其他各项工作。

五、完成领导交办的其他工作。

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信访办公室(法务办公室)部门职责

信访办公室是在党委和行政的领导下,贯彻落实党和国家信访工作的方针、政策,依照国家有关法律法规开展信访工作的部门。其主要职责是:

一、贯彻执行上级部门制定的信访工作方针政策,负责制定、落实学校各项信访工作制度和措施。

二、负责指导全校的信访工作,向信访人宣传有关法律、法规、规章和政策。

三、负责学校信访事项的组织协调工作,安排校领导接待日工作。全面了解学校信访工作的情况。

四、负责信访事项的受理、拟批、办理、批转重要的信访材料。对信访事项办理情况进行督促、催办。

五、负责对上级信访部门批转的信访材料的办复情况进行督促、检查, 并负责上报办理结果。

六、做好关系学校发展、稳定的信访事项的矛盾排查和调处工作,及时掌握学校信访活动动态,针对可能发生的突发事件做好超前化解矛盾的工作。

七、负责通过信访渠道分析校情民意,提供有价值的信息和重要情况,为民主办学、依法治校服务。

八、受理师生员工的申诉,组织协调听证、仲裁等工作。

九、定期向有关校领导及党委办公室、校长办公室等重要职能部门通报重要信访事项的进程与处理结果。

十、做好校内规范性文件的制定及合法性审查,并审核以学校名义对外签订的重要合同文本及各类法律文书,为学校重大决策和合同行为进行风险评估或提供法律论证意见。

十一、牵头处理学校的仲裁、诉讼案件,最大限度的维护学校的合法权益。

十二、牵头做好学校法律宣传教育和法律知识普及工作。

十三、完成学校领导交办的其他工作。

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校友联络处(基金会、校友会)办公室部门职责

一、负责校务委员会(筹)日常工作的开展,加强与校务委员会(筹)委员及委员单位的日常联络,为委员提供学校力所能及的服务;

二、联系和服务校友,承担上海海事大学校友会秘书处和上海海事大学教育发展基金会秘书处的各项职能并负责日常管理工作,建设好“二网、二库、二平台”和“一刊”;

三、加强与学校各职能部处及院系的合作,积极组织开展各类校友活动,指导和协调二级学院校友会开展校友工作;

四、指导和协调各地校友会健康有序开展工作,通过各地校友会向地方政府推介上海海事大学毕业生,利用校友资源携手院系和部处助力母校、地方、校友合作共赢,提升上海海事大学的社会影响力;

五、及时掌握学校、学院发展规划和重大活动信息,制定中长期筹资计划和阶段性实施方案。充分利用校内外资源,积极拓宽筹资渠道,推进校友捐赠工作,争取更多社会捐赠项目;

六、协调相关职能部处和院系做好各类捐赠与基金项目的落实与管理工作;

七、加强上海海事大学捐赠文化建设,建立健全捐赠筹资规章制度,强化相关人员职业道德和职业素养培训,建立健全学校和院系两级捐赠筹资网络。

八、根据学校总体发展目标和地方经济社会发展的实际情况,研究分析学校与地方合作的可行性,制定学校与地方合作工作的发展规划并组织实施,促进学??萍汲晒?;

九、开拓与地方合作交流渠道,负责校级与地方及海外交流合作协议的签订和实施,为全校师生争取与地方及海外进行交流与合作的项目和开展合作研究的机会;

十、归口管理学校与地方合作事务的对外联络工作;

十一、收集、发布各地在经济社会发展过程中的各类合作需求信息,配合学校相关部门组织力量开展各类合作;

十二、积极创造条件,开展学校与地方之间多种形式的人才交流;

十三、按照档案工作的有关规定,做好立卷归档工作;

十四、正确、及时、完整地向学校报送各类信息并承办学校交办的其他事项。

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校友联络处、教育发展基金会办公室主任岗位职责

一、协助部门负责人做好校友联络处日常工作。

二、指导开展校务委员会(筹)、基金会和校友会的工作。

三、指导各学院、各地校友分会的工作。

四、指导学校校友、基金会的信息化建设工作。

五、牵头制定学校与地方合作工作的发展规划并组织实施,促进学??萍汲晒?;

六、牵头搭建各类平台,促进校友交流,开拓与地方合作交流渠道,

七、统筹培育捐赠文化,充分利用校内外资源,积极拓宽筹资渠道,推进校友捐赠工作,争取更多社会捐赠项目。

八、指导校名纪念品中心运维。

九、完成领导交办的其他工作。

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校友联络处慈善公益部主任岗位职责

一、制订和实施基金会管理办法和工作计划。协调、制定基金会各类规章制度和管理办法;围绕基金会宗旨,结合学校中心工作,负责基金会工作计划的制定及实施。

二、负责基金会日常事务。定期办理基金会免税资质;做好基金会年度报告与换证年检工作。做好基金会的档案管理、安全管理、设备管理、保密管理等综合业务。

三、管理基金会会捐赠项目。协调学生处资助科、财务处做好项目管理维护工作;监督基金项目的实施情况;做好项目报告的撰写和公示工作。

四、服务基金会理事和项目捐赠人。做好基金会理事返校、到访和咨询服务接待工作;协助基金会理事会开展各项工作,筹备组织召开理事会会议并组织实施理事会会议决议;做好基金会理事、项目捐赠人的情感维系工作。

五、拓展捐赠项目。充分利用校内外资源,积极拓宽筹资渠道,推进校友及社会各界的捐赠工作,争取更多社会捐赠项目。

六、做好基金会增值保值工作,努力提高基金使用效益。

七、培育捐赠文化。协同校友会在毕业季、校庆日和校友返校日开展相关活动。

八、协助做好校务委员会(筹)相关工作。协助延揽更多精英加入校务委员会(筹),助力学?!案咚胶J麓笱А苯ㄉ?。

九、做好领导交办的其他工作。

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校友联络处校友综合服务部主任岗位职责

一、制订和实施校友会工作计划。制订并实施校友会年度拓展计划和校友活动方案。

二、做好校友返校与日常服务。做好校友日常返校、到访工作;协调档案馆、教务处、人事处、学生处、研究生院等相关职能部门和院系做好校友咨询服务。

三、做好校友会日常工作。做好校友会年度审计和换证年检工作。做好校友会的档案管理、安全管理、设备管理、保密管理等综合业务。

四、组织校友精品活动。组织开展全球校友联谊会、“慧海达航”论坛、“忠信?海大”校友大讲堂、学长午餐、校友下午茶、校庆日系列活动、毕业季系列活动等校友会品牌活动,凝聚校友力量。

五、指导各二级组织健康有序开展工作。负责学校与各地校友会、行业兴趣校友会和二级学院校友会之间的联络与交流。

六、负责校友会理事会交办的各项工作。负责学校与校友会理事(单位)之间的联络与交流。

七、做好与校友相关的协调联络工作。做好学校MBA学院校友嘉宾邀请工作;协调各地校友会配合学校做好招生、就业、海外实习、访学等工作;负责粤港澳大湾区供应链研究院、各地研究生院的联络工作;配合学校领导走访地方政府和相关校友企业。

八、培育捐赠文化。推进校友捐赠,做好在校生校友意识和毕业生捐赠意识的培育工作。

九、做好领导交办的其他工作。

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校友联络处信息部主任岗位职责

一、负责校友会相关信息化建设。负责校友网、《校友园地》、“上海海事大学校友园地”微信订阅号、校友服务大厅和校友信息数据库的建设。

二、负责基金会相关信息化建设。负责基金会网、上海海事大学捐赠平台的运营和维护;做好基金会捐赠筹资相关数据库建设。

三、协助合作发展项目管理。对接粤港澳大湾区供应链研究院和地方研究生院等交流合作项目的联络与推进。

四、配合学校相关部门组织力量开展各类合作,促进学??萍汲晒?。

五、做好领导交办的其他工作。

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校友联络处校友之家管理、纪念品中心专营

一、负责校友之家预约系统管理;

二、负责校友之家日常管理与接待工作;

三、负责“学缘”咖啡吧的运营与管理;

四、负责校友之家内部装修的更新、维护等事务;

五、收集与分析学校相关职能部门、各地校友会、行业兴趣校友会和二级学院校友会的纪念品需求;

六、负责校名纪念品中心产品设计开发与销售等工作;

七、负责纪念品中心微信订阅号工作;

八、做好领导交办的其他工作。

联系方式

部门

联系电话

校办

(021)38284158?? 传真:(021)38284166

信访办、法务办

(021)38284175

校友联络

(021)38284177

教育发展基金会办公室

(021)38284171

?

各科室、岗位一览表:

职务

姓名

EMAIL

主任兼校友联络处处长

秦立卿

qinlq@shmtu.edu.cn

? ? ? ?副主任兼校友联络处副处长? ? ? ?陈佳儿?? ? ? ?jechen@shmtu.edu.cn

秘书科科长

朱玉飞

yfzhu@shmtu.edu.cn

秘书科科员

艾艳

aiyan@shmtu.edu.cn

秘书科科员

苏娅

yasu@shmtu.edu.cn

秘书科科员

凌松

songling@shmtu.edu.cn

综合科科员

侯春燕

cyhou@shmtu.edu.cn?

校友联络处、教育发展基金会办公室

陈楚瑶

cychen@shmtu.edu.cn

校友联络处、教育发展基金会办公室

徐晓毅

xyxu@shmtu.edu.cn

校友联络处、教育发展基金会办公室

季佳

jiaji@shmtu.edu.cn

? ? ? ?教育发展基金会出纳兼行政

? ? ? ?任芳? ? ? ?renfang@shmtu.edu.cn

法务办公室副主任

程菲

feicheng@shmtu.edu.cn

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